Artikel - Artikel 0

20. januar 2016 - 8:00

Rammeudbud på håndværkerydelser

Gennemsigtighed giver gode resultater i Odense

I Odense Kommune har man netop gennemført et helt nyt rammeudbud på håndværkerydelser, som er trådt i kraft 1. januar 2016. Dialog samt fokus på et velfungerende samarbejde har indtil videre givet gode resultater.

Et ønske om større gennemsigtighed, lige vilkår for alle håndværkere samt et optimeringspotentiale var udgangspunktet, da Odense Byråd i efteråret 2014 besluttede at kontraktbelægge indkøb af håndværkerydelser. Efter en del år med et system, der ikke fungerede efter hensigten, gav byrådets beslutning mulighed for at tænke anderledes: vægtning, kriterier og beløbsgrænser var alt sammen i spil.

Inddragelse er nøglen

Efter gode erfaringer med høringsperioder på lignende store projekter i kommunen blev brancheorganisationer allerede i planlægningsfasen indkaldt til dialog om, hvilke områder deres medlemmer ville lægge vægt på. Ifølge Birthe Papsø, chef for Ejendom i Odense Kommune, har inddragelsen været positiv for begge parter.

- Den dialog, vi havde med branchen, har uden tvivl været medvirkende til, at vi i dag står med et udbud, som er vægtet på en helt særlig måde. Naturligvis har tidligere erfaringer med udbud på håndværkerydelser også gjort os klogere, men jeg tror, at det vil gavne alle, at vi har taget dialogen på så tidligt et tidspunkt.

Inddragelsen og dialogen har dog ikke kun bidraget med konkrete tilføjelser til udbuddet. Dialogen har også været med til at styrke gennemsigtigheden og den lige adgang for alle, som var et stort ønske fra begyndelsen. Det er noget, som glæder rådmanden for By- og Kulturforvaltningen, Jane Jegind.

- Hele processen har været meget gennemsigtig, hvilket dialogmøderne også har bidraget til. At få indblik i vores proces og kunne komme med kommentarer hertil er en vigtig del af et gennemsigtigt projekt. Derudover har vi haft selve udbudsmaterialet i høring og efterfølgende holdt fyraftensmøde med alle interesserede håndværkere for at forklare og uddybe udbuddets sammensætning. Det bidrager jo alt sammen til, at både små og store leverandører kan få en fod inden for, fortæller rådmanden.

Evalueringen af tilbuddene blev efter høringen foretaget ud fra en vægtning, hvor pris lå på 75 procent. Det nye i udbuddet er dog, at der også bliver konkurreret på, hvordan tilbudsgiverne vil sikre leveringen i forhold til en række konkrete spørgsmål under overskrifterne kvalitet (15 procent) og samarbejde (10 procent).

- Ved at kontraktbelægge emner som kvalitet og samarbejde sikrer vi, at vi kan holde vores leverandører op på netop de punkter, som vi finder vigtige. På den måde minder det meget om rådgiverydelser, hvor man typisk vægter samarbejde relativt højt, siger Birthe Papsø.

Udbuddet konkret

Odense Kommune inddeler fremover håndværkerydelser i opgaver over og under 50.000 kr. Opgaver under 50.000 kr. skal udføres af de leverandører, der har vundet faginddelte fireårige rammekontrakter. Det er disse kontrakter, der har været i udbud i løbet af efteråret 2015. Opgaver over 50.000 udbydes i fagentrepriser og foregår fremover digitalt. Odense Kommune har således lanceret en Leverandørportal, hvor alle håndværkere, der ønsker at kunne byde på vedligeholdsopgaver mellem 50.000 kr. og 3 mio. kr., skal være registreret. Odense Kommune indhenter for hver opgave tre tilbud fra leverandører via Leverandørportalen, og bedste bud vinder opgaven.

En af de tre, der bliver indbudt til at byde på opgaver over 50.000 kr., skal i øvrigt være en af de leverandører, der har vundet rammekontrakten. Det betyder, at de jævnligt bliver prisprøvet, men det betyder også, at man som rammekontrakthaver altid har et lod med i puljen, når der skal indhentes tilbud på større opgaver.

Hele processen har været meget gennemsigtig, hvilket dialogmøderne også har bidraget til. At få indblik i vores proces og kunne komme med kommentarer hertil er en vigtig del af et gennemsigtigt projekt. Derudover har vi haft selve udbudsmaterialet i høring og efterfølgende holdt fyraftensmøde med alle interesserede håndværkere for at forklare og uddybe udbuddets sammensætning.

Klausuler som standard

Den digitale tilbudsindhentning skulle gerne give mere tid til bestillernes egentlige kerneopgaver, fordi de ikke skal bekymre sig om eksempelvis indhentning af klausuler.

Leverandørerne har i rammekontrakterne skrevet under på, at de vil overholde Odense Kommunes arbejdsklausul og sociale klausuler. Arbejdsklausulen indeholder bl.a. krav om løn- og ansættelsesforhold, mens de sociale klausuler stiller krav til leverandørerne om fx lærlingepladser og dialog med folkeskoler om praktikpladser.

Derudover har de leverandører, der har registreret sig på Leverandørportalen via registreringsprocessen, tilkendegivet, at de vil overholde gældende arbejdsklausuler. Resultatet er, at det både er nemt og enkelt for dem, der registrerer sig, men det er også nemt for opgavestillerne, der ikke skal bruge tid på indhentning af diverse klausuler inden aftaleindgåelse.

Gode resultater

Odense Kommune kan allerede på nuværende tidspunkt berette om gode resultater.

Eksempelvis er rammekontrakterne blevet indgået med mange forskellige typer af virksomheder. Alle virksomhederne er enten fuldstændig lokale eller har en lokalafdeling i Odense. Derudover er det også lykkedes at finde både mindre og større virksomheder, hvilket på mange måder er positivt.

Selve processen er også forløbet smertefrit. Der er nemlig indløbet præcis nul klager i forbindelse med både prækvalifikation og tildelingen, hvilket Birthe Papsø ser som et meget positivt element.

- Hvis virksomhederne mener, at de er blevet uretfærdigt behandlet, har de jo altid muligheden for at klage. Og selvom der er flere, der får afslag end tildeling, så har vi ikke modtaget klager. Tværtimod har vi modtaget ros for at give tilbagemeldinger til alle tilbudsgivere, hvor vi kort beskriver deres individuelle styrker og svagheder i forhold til udbuddet, fortæller hun.

Birthe Papsø understreger dog, at hele processen har været lærerig – og fortsat vil være det.

- Når de første måneder er gået, opdager vi måske nogle elementer hist og her, som ikke er så hensigtsmæssige. I så fald vil vi naturligvis være åbne for justeringer. Vi mener dog, at vi har gjort rigtig meget for at sikre en høj kvalitet, afslutter hun.

FAKTA:

Udbuddet omfatter rammekontrakter på alle vedligeholdsopgaver under en estimeret værdi på 50.000 kr. Opgaver over 50.000 kr. foregår via Odense Kommunes Leverandørportal som fagentrepriser.

Kontrakterne trådte i kraft pr. 1. januar 2016 og løber i fire år.

Der indgås for hvert udbud en rammekontrakter med tre faste leverandører. Det bedste tilbud bliver primær leverandør og tildelt opgaverne. De øvrige to bliver sat som reserver, hvis behovet skulle opstå.

Alle leverandører er forpligtet af både Odense Kommunes arbejdsklausul, som sikrer ordentlige vilkår for de ansatte og af en lærlingeklausul, der sikrer anvendelse af lærlinge.

Ansatte i Odense Kommune kan finde den rigtige håndværker via en såkaldt EjendomsApp, som kommunen selv har udviklet.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Konsulent

Peter Lagoni Garbøl

Odense kommune

Faglige emner

Byg og Bolig

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny