Ledelsesinfo sikrer effektiv drift

Ledelsesinformationssystemerne er på vej ind i forsyningsselskaberne, der har brug for nye værktøjer for at leve om til øgede krav om effektivitet. Lolland Forsyning er ved at implementere et system, og i Vordingborg Forsyning har ledelsen flere års gode erfaringer med at få månedlige rapporter som grundlag for sine beslutninger.

Det nytter ikke meget, at en virksomhed har en god ledelse, hvis ledelsen ikke har de rette informationer at lede ud fra. Derfor er der stigende fokus på ledelsesinformationssystemer i de kommunalt ejede forsyningsselskaber. Selskaberne presses af stadigt stigende krav til effektivitet, siden de blev skilt ud i aktieselskaber i 2010, og det pres starter hos ledelsen.

- Et ledelsesinformationssystem gør det nemmere at være ledelse. Man får syn for sagn, og det giver ledelsen værktøjer, siger direktør Mette Obel Jepsen fra Lolland Forsyning. Her er man i efteråret gået i gang med at indføre et ledelsesinformationssystem på i første omgang vandforsyningsområdet.

Lolland Forsyning har endnu ikke implementeret systemet fuldt ud. Andre steder er man længere. Nogle indkøber nye it-systemer til opgaven, og der findes forskellige konkurrerende systemer i forsyningssektoren. Andre sætter rutiner op for indhentning af input og har data i et almindeligt Excel-ark. For at systemerne skal være effektive, skal ledelsen have informationsrapporter ofte.

Regelmæssige rapporter

- Et ledelsesinformationssystem i et forsyningsselskab bør som minimum give månedsrapporter. Det viser, om retningen på det, man gør, er rigtig. Jo længere tid man har været i gang, jo bedre resultater giver det. Et ledelsesinformationssystem giver ikke så meget værdi de første måneder. Resultaterne kommer for alvor, når man får historik og kan følge op på afvigelser, styre udviklingen og dokumentere resultater, forklarer Christian Rosen Balder, ledelseskonsulent i det rådgivende ingeniørfirma NIRAS.

- Sådan noget som et månedsregnskab er faktisk en relativ ny ting i mange forsyningsselskaber, hvor mange er vant til års- eller kvartalsregnskaber, fortsætter han.

Vordingborg Forsyning er et af de forsyningsselskaber, som har flere års erfaring med at have et ledelsesinformationssystem med månedlig rapportering kørende.

- Det er enormt nyttigt. Vi laver et analysearbejde og fremskriver hele tiden tallene i 12 måneder. Det er en form for forecasting. Det viser, hvor vi lander, hvis vi fortsætter uændret. Og så kan vi korrigere, hvis det er nødvendigt, forklarer administrerende direktør for Vordingborg Forsyning, Søren Mikkelsen.

Manuel eller automatisk indsamling

Selve ledelsesinformationssystemet i Vordingborg Forsyning består af et Excel-ark, hvori data indtastes manuelt, hvorefter beregningerne udføres. Da Vordingborg Forsyning har et nyt økonomisystem, er arbejdet med at trække data ud af de andre systemer ikke vanskeligt. En medarbejder bruger mindre end en dag på det i starten af hver måned. Har man ikke et moderne system, kan det være vanskeligt at få de rette data.

Et af de dedikerede systemer til ledelsesinformation er standardsystemet HOMIS, som udbydes af NIRAS, og det er det, Lolland Forsyning er ved at implementere. Når først systemet er sat op, foregår dataindsamlingen og genereringen af månedsrapporter automatisk i forhold til de data, man har valgt. Sådan er det også i andre dedikerede standardsystemer, eksempelvis InfoSuite, som også anvendes i sektoren.

- Når vi bliver færdige med at indføre systemet, skal det ikke kun give ledelsen et overblik. Det skulle også gerne give vores driftsfolk et overblik, forklarer Mette Obel Jepsen fra Lolland Forsyning.

- Der bliver flere og flere data til rådighed, påpeger civilingeniør Gitte M. Jansen fra NIRAS og henviser til, ledningsregistrering i GIS samt måling af tryk, flow og energiforbrug. Ved at kombinere flere datakilder skabes overblik over vandspild i ledningsnettet, og
renoveringsindsatsen kan optimeres.

Det er enormt nyttigt. Vi laver et analysearbejde og fremskriver hele tiden tallene i 12 måneder. Det er en form for forecasting. Det viser, hvor vi lander, hvis vi fortsætter uændret. Og så kan vi korrigere, hvis det er nødvendigt.

Indflydelse via data

Søren Mikkelsen fra Vordingborg Forsyning benytter de nøgletal, som beregnes hver måned, til at give medarbejderne mulighed for at tage ejerskab til beslutninger, han træffer i ledelsen. Data gør det tydeligt, hvad der ligger bag de ledelsesmæssige beslutninger. Mikkelsen foretrækker at tale om KPI’er. Det er en forkortelse af Key Performance Indicators, altså nøgletal for forretningen, som ledelsen opstiller målsætninger for. Disse KPI’er kan også bruges til at give medarbejderne bedre mulighed for at påvirke de ledelsesmæssige beslutninger, fordi udviklingen bliver synlig og mulig at diskutere.

Hvert kvartal afholder Søren Mikkelsen KPI-møder på hvert forretningsområde. Alle medarbejdere inden for det pågældende område deltager.

- Jeg spørger altid, om der er noget, de brænder for at gennemføre. Især når vi når det sidste kvartal, bliver det spændende at se, om vi lever op til vores målsætninger for året. Og hvis der er noget, medarbejderne gerne vil i gang med, kan vi lige så godt gå i gang, inden året er omme, frem for at vente til det nye år, fortæller Søren Mikkelsen.

Christian Rosen Balder siger:

- Vi anbefaler altid at etablere en mødestruktur omkring anvendelsen af nøgletal, sådan at man træffer faktabaserede og dermed bedre beslutninger, end man ellers ville træffe. Nogle gange undervurderer man den del. Hvis man ikke har møder og en god dagsorden på plads, får man ikke den fulde værdi ud af nøgletallene. Det er alt sammen led i en kæde, hvor det hele hænger sammen.

Man skal være klar først

- Derfor skal man først købe et system eller etablere sin egen dataindsamling, når man er klar. Det er mere krævende, end man tror, siger Christian Rosen Balder.

Men der er intet alternativ, hvis man vil drive sit forsyningsselskab industrielt og med et tidssvarende holistisk udgangspunkt, hvor ledelsen i samarbejde med medarbejderne styrer processerne i selskabet således, at investeringer sker lige, når behovet er der, og servicemål opfyldes, men ikke overopfyldes – og det tekniske apparat udnyttes og vedligeholdes optimalt.

- Og så har man også noget, man kan lægge frem for bestyrelsen, tilføjer Mette Obel Jepsen fra Lolland Forsyning.

Det er ikke kun medarbejdere og ledelse, der får større indflydelse gennem et godt og effektivt anvendt ledelesinformationssystem. Det gør de politisk udpegede bestyrelser også. Der er gevinster at hente lige fra den enkelte medarbejder på gulvet i selskaberne hele vejen op til det politiske niveau i kommunerne.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Journalist, Niras

Kim Schaumann

Faglige emner

Ledelse, kompetence og organisation

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Ledelsesinfo sikrer effektiv drift

Regelmæssige rapporter

Manuel eller automatisk indsamling

Indflydelse via data

Forfatter(e)

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper