Tænk forvaltningsretten ind i digitaliseringen

Det kan få alvorlige konsekvenser for en kommune, hvis et IT-system ikke lever op til de forvaltningsretlige krav. Det kan føre til dårlig medieomtale og svække virksomheders og borgeres tillid til kommunen.

Digitalisering fylder mere i det offentlige Danmark. Særligt de seneste år er der sat fokus på dette område med forskellige digitaliseringsstrategier. Det er der flere gode grunde til: Større digitalisering kan anvendes til at frigøre ressourcer fra kommunerne, og det kan forenkle borgernes og virksomhedernes kontakt til det offentlige. Inden for teknik og miljø er der eksempelvis etableret selvbetjeningssystemer til byggeansøgninger, og systemer, der kan håndtere miljøgodkendelser, med det formål at effektivisere sagsbehandlingen.

Gælder også for IT-systemer

Men når de digitale systemer anvendes til den del af kommunernes opgaver, der betegnes som ”afgørelsesvirksomhed”, er det afgørende, at forvaltningsretten tænkes ind. Særligt fordi forvaltningsretten også gælder for IT-systemet. Med andre ord gælder forvaltningsretten også, når papiret bliver udskiftet med en computer, og sagsbehandlingen ikke sker på skrivebordet, men i et digitalt system.

Folketingets Ombudsmand har de seneste år sat fokus på netop de forvaltningsretlige krav til det offentliges IT-løsninger og har behandlet en del sager, hvor IT har spillet en central rolle, men hvor Ombudsmanden har konstateret, at IT-løsningerne ikke lever op til de forvaltningsretlige krav. Det er fx tilfældet, hvis systemet ikke oplyser sagen i tilstrækkelig grad, hvis adressaten for afgørelsen ikke får tilstrækkelig begrundelse, eller ikke bliver vejledt korrekt.

Kommunale digitale systemer, som behandler personoplysninger, og som kan identificere fysiske personer, skal også overholde kravene i persondataloven. Systemerne skal være tilstrækkeligt sikre til, at uvedkommende ikke får adgang til personoplysningerne. Dette gøres i praksis både teknisk via antivirus og firewalls og organisatorisk via adgangskontrol, kontrol med afviste adgangsforsøg og logning.

Databehandleraftale med den eksterne part

Persondataloven indeholder også krav til outsourcing af behandling af personoplysninger, fx når en leverandør af et IT-system har adgang til personoplysninger i support-øjemed, eller når et IT-system er hostet hos en ekstern part. I alle situationer, hvor eksterne har adgang til en kommunes personoplysninger, skal der indgås en databehandleraftale med den eksterne part, så det sikres, at behandlingen af oplysningerne er underlagt de samme krav, som hvis det var kommunen selv, der havde behandlet dem. Kravene til kommuners behandling af personoplysninger øges i starten af 2018, når persondataforordningen træder i kraft.

Det kan have alvorlige konsekvenser for en kommune, hvis et IT-system ikke lever op til de forvaltningsretlige krav. En ting er, at man som kommune træffer en afgørelse, der efterfølgende viser sig at være ulovlig. Noget andet er, hvis man på grund af et IT-system træffer 10, 20 eller 50 forkerte afgørelser, fordi systemet er forkert tilrettelagt. Dette kan skabe dårlig medieomtale og svække virksomheders og borgeres tillid til kommunen samt deres almindelige retsfølelse.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Advokat

Tue Trier Bing

Bech-Bruun

Advokat

Charlotte Bagger Tranberg

Bech-Bruun

Faglige emner

Ledelse, kompetence og organisation

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Tænk forvaltningsretten ind i digitaliseringen

Gælder også for IT-systemer

Databehandleraftale med den eksterne part

Forfatter(e)

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper